I figuren nedenfor ses to dataflows.

Årsagen hertil er, at 5 ud af de 6 professionshøjskoler anvender en fælles løsning til stamdata om uddannelser, ansatte og studerende (UCFMD).

VIA University College er den eneste institution, som benytter en anden løsning, nemlig MetaDir.

Fælles er dog, hvilke typer data der overføres, selvom vejene ind i Praktikportalen er forskellige.

Kildesystem

Data om studerende og ansatte kommer fra et kildesystem.

Studerendes data, herunder deres tilknytning til hold, har sin oprindelse i det studieadministrative system (esas) som er fælles for alle institutioner.

Ansattes data har sin oprindelse i institutionens lokale HR-system.

Identity Mangement (brugerhåndteringssystem)

Fra kildesystemerne overføres data til institutionens lokale brugerhåndteringsløsning.

Mellem kildesystemerne og den lokale IdM-løsning, kan der være opsat en logik for, fx hvornår en studerende skal tolkes som værende aktiv studerende, eller hvornår en ansat skal figurere i 3. partssystemer.

Samtidig kan der også være institutionsspecifikke logikker for, om data overføres til næste led i dataflowet ind til Praktikportalen: UCFMD.

University Colleges Fælles Meta Directory (UCFMD)

UCFMD er en slags fælles brugerhåndteringsløsning, som distribuere data til en række forskellige 3. partssystemer, herunder Praktikportalen.

Systemet er blevet til grundet behovet for et fælles sted at hente institutionernes organisationsdata samt data om studerende, ansatte og uddannelser.

Hver institution bestemmer selv, hvor ofte de vil levere data fra deres lokale IdM-løsning til UCFMD, men det anbefales én gang dagligt (ofte sat som en natlig synkronisering, inden data overføres til 3. partssystemer).

VIAs tilsvarende løsning til UCFMD, MetaDir, er samtidigt institutionens lokale IdM-løsning, men indeholder samme data typer.

Praktikportalen

Data fra UCFMD og MetaDir hentes fra Praktikportalen én gang i døgnet, men det er også muligt at hente data on-demand.

Kørslen tager ca. 1 time og henter data for alle institutioner - dvs. at man ikke kan nøjes med at opdatere data på én institution.

esas

I figuren ovenfor er også markeret en grøn pil fra Praktikportalen tilbage til esas.

Det skyldes, at data om praktikforløb også skrives tilbage til det studieadministrative system.

Her overføres:

• Praktiksted (angives på den enkelte studerendes Praktikophold)
• Praktikforløbets status (overføres som Karakter på en Bedømmelse)
• Start- og slutdato på praktikforløbet
• Evt. Fagkrav fra praktikforløbet (angives som Praktikområde på den enkelte studerendes Praktikophold).